Versoepeling boekhoudprincipes voor internationaal gestructureerde bedrijven
Het opleggen van genormaliseerde boekingsprocedures binnen een internationale groep is niet ongewoon. Evenwel zijn de eisen van de buitenlandse moedervennootschap vaak moeilijk te verzoenen met de Belgische boekhoudkundige verplichtingen. In het bijzonder het gebruik van het verplicht Belgisch rekeningenstelsel vormt een zware administratieve last. Een recent CBN advies biedt nu soelaas...
Groepsregels primeren...
Doorgaans zitten Belgische dochterbedrijven van internationale groepen vast in een strak keurslijf van boekhoudkundige voorschriften. Met het oog op consolidatiedoeleinden legt de buitenlandse moeder dikwijls genormaliseerde boekhoudkundige procedures op. Hierbij kan men denken aan specifieke waarderingsregels betreffende afschrijvingen, het al dan niet activeren van kosten, het toepassen van waardeverminderingen op debiteuren of nog het aanleggen van provisies voor te verwachten kosten.
Bovendien wordt binnen internationale groepen steeds meer gebruik gemaakt van ERP-paketten (Enterprise Resource Planning) zoals SAP, PeopleSoft of Microsoft Dynamics. Voor bedrijven die buiten de eigen landsgrenzen actief zijn biedt dit type software immers een meer internationale dimensie (o.a. beheer van verschillende talen en munten, consolidatiemogelijkheden en verschillende btw-coderingen zijn mogelijk). Niet zelden wordt hieraan een centraal beheer van de algemene boekhoudrekeningen gekoppeld. Een dergelijk geharmoniseerd rekeningenstelsel houdt in dat er dus nog slechts één rekeningenplan wordt opgesteld voor alle entiteiten van de groep. Bijkomende rekeningen kunnen enkel worden aangemaakt na akkoord van het moederhuis. Uiteraard betekent dit een aanzienlijke toename van de efficiëntie bij het opstellen van een samenvattende groepsbalans.
...maar conflicteren veelal met Belgian GAAP.
Zoals genoegzaam bekend geldt in België echter een wettelijk voorgeschreven rekeningenschema voor het voeren van een boekhouding (K.B. van 12/9/1983, B.S. 29/9/1983). Andere landen, bijvoorbeeld Nederland, zijn minder streng op dit vlak. Hier gevestigde dochterbedrijven zijn dus verplicht het opgelegde rekeningenplan van de groep op de één of andere manier te converteren naar het Belgisch minimum genormaliseerd rekeningenstelsel (MAR).
De Commissie voor Boekhoudkundige Normen werd in het verleden al meerdere malen bevraagd betreffende deze problematiek (zie o.a. de adviezen CBN R100/2 en R100/3 op http://www.cnc-cbn.be/).
Alhoewel de voorkeur van de Commissie oorspronkelijk uitging naar het werken met één rekeningenstelsel, uitte zij in haar advies R 100/3 geen principiële bezwaren meer tegen het gebruik van een dubbel rekeningenstelsel. Dit betekent een meervoudige codering van de rekeningen, waarbij een eerste codering gebeurt volgens de normen van de moedervennootschap en een tweede in overeenstemming met het MAR.
Weliswaar gold als minimumvereiste dat éénmaal per maand de totale debet- en creditbewegingen per rekening van het algemeen rekeningenstelsel werden overgeboekt, en dat zowel de basisverrichtingen als de verantwoordingsstukken via een rechtstreekse of onrechtstreekse, maar structurele binding tussen beide stelsels konden worden teruggevonden (CBN advies R 100/3, Bulletin CBN 6, januari 1980, 20-21).
Het toenemend gebruik van uniforme software...
De steeds verdere internationalisering van onze economie en het toenemend gebruik van uniforme boekhoudsoftware maakt dat de Commissie vragen blijft krijgen inzake deze toch wel zware administratieve last voor internationale ondernemingen.
Gezien potentiële investeerders die actief zijn op internationale of buitenlandse kapitaalmarkten vaak afgeschrikt worden door deze strenge voorschriften zorgt de Commissie nu voor een welgekomen versoepeling (CBN advies 2010/20, d.d. 10/11/2010).
...wordt nu ook erkend en biedt soelaas.
Voortaan mag een onderneming een van het MAR verschillend rekeningenplan gebruiken, op voorwaarde dat zij op ieder ogenblik d.m.v. een concordantietabel een proef- en saldibalans kan voorleggen, opgesteld conform de voorschriften van K.B. van 12/9/1983 m.b.t. het MAR, en dit zonder de verplichte één-op-één relatie.
De verplichting tot het in acht nemen van een één-op-één relatie hield in dat telkens voor elke buitenlandse rekening één rekening voorhanden was die voldoet aan het MAR, en omgekeerd.
Concreet betekent dit dat a.d.h.v. voornoemde concordantietabel het mogelijk moet zijn om een bestaande MAR-rekening te koppelen aan één of meerdere groepsrekeningen. Deze vereenvoudiging sluit aan bij de reeds gangbare praktijk waarbij men werkt met een "mapping tabel" opgemaakt in MS Excel of werkt met boekhoudsoftware die een zogenaamde alternatieve balans kan afdrukken.
Bovendien moet voor elke MAR-grootboekrekening een historiek kunnen worden opgevraagd met directe verwijzing naar de betrokken verantwoordingsstukken (dit is conform art. 6 van onze boekhoudwet).
De concordantietabel dient zowel in de zetel als in de belangrijke boekhoudafdelingen van de groep ter beschikking te worden gehouden van belanghebbenden.
Voorgaande versoepeling is tevens van toepassing voor Belgische moederbedrijven met buitenlandse dochterondernemingen. Ook deze kunnen immers aan lokale regels onderworpen worden welke verschillend zijn van de Belgische boekhoudvoorschriften.
De Commissie benadrukt verder dat ondernemingen zich wel moeten blijven houden aan de wettelijke bepalingen betreffende het taalgebruik (denk hierbij o.a. aan de geldende benamingen van rekeningen).
Wilt u weten wat dit recent CBN advies betekent voor uw bedrijf?
Neem dan contact op met BDO Accounting & Reporting.