Forfaitaire vergoeding voor dienstreizen in het buitenland - BS 30 maart 2012

Ondernemingen kunnen vergoedingen toekennen aan bepaalde van hun personeelsleden of bedrijfsleiders voor de terugbetaling van hun verblijfskosten in België en daarbuiten. Indien deze kosten betrekking hebben op reizen voor beroepsdoeleinden die in het buitenland plaatsvinden, kan deze vergoeding mits rekening te houden met bepaalde voorwaarden, worden vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het bedrag ter dekking van uitgaven in het buitenland wordt door de fiscale administratie aanvaard, voor zover het bedrag de forfaitaire kostenvergoeding die de Minister van Buitenlandse Zaken aan zijn ambtenaren toekent niet overschrijdt. In het Belgisch Staatsblad van 30 maart 2012 is een lijst gepubliceerd van deze vergoedingen per bestemming. Zo wordt er bijvoorbeeld in Nederland een vergoeding vermeld van 93 EUR per dag en in Frankrijk 95 EUR/dag.

Voormelde forfaitaire vergoedingen worden geacht volgende kosten te dekken :

Kosten van maaltijden ter plaatse (drank, maaltijd, versnaperingen);
Kleine uitgaven (plaatselijk vervoer zoals tram, bus , metro, lokale telefoongesprekken en fooien). De overnachtings-, verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug worden niet door het forfait gedekt.

Bij het toekennen van een forfaitaire vergoeding voor dienstreizen in het buitenland dienen volgende elementen in overweging te worden genomen:

Het vertrek- en eindpunt voor de berekening van de duur van de dienstreis is de vaste plaats van tewerkstelling;
Het aantal dienstreizen per jaar is niet beperkt;
Voor de dagen tussen twee overnachtingen in, mag men het volledige bedrag van de forfaitaire dagvergoeding gebruiken;
Als de buitenlandse dienstreis meerdere dagen duurt, mag men voor de dag van vertrek en de dag van terugkeer, slechts 50 % van de forfaitaire dagvergoeding toepassen;
Als de buitenlandse dienstreis slechts één dag duurt, dus zonder overnachting, heeft men recht op het volledige forfaitaire bedrag, op voorwaarde dat de afwezigheid meer dan 10 uur bedraagt; als de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten die worden verantwoord door bewijsstukken aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap;
Indien de overnachtingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven bevatten, moet de forfaitaire buitenlandse dagvergoeding als volgt worden verminderd:
Er wordt een minimale dagvergoeding van 37,18 EUR voorzien (ook al is de waarde in de bestemmingslijst dus lager);
Indien een hoger bedrag dan de forfaitaire dagvergoeding toegekend wordt, moet de werkgever of vennootschap een dubbel bewijs leveren dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn en dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed. Zoniet wordt dit als een belastbare bezoldiging beschouwd.

Ingevolge een recente circulaire van 15 april 2011 bevestigt de belastingadministratie nu dat de forfaits op de landenlijst enkel mogelijk zijn voor werknemers of bedrijfsleiders die occasioneel of regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken, en dit voor zover deze geen deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit (bijvoorbeeld voor handelsvertegenwoordigers wiens gebruikelijk werkterrein West-Europe omvat).

De circulaire herhaalt bovendien het principe dat de bedragen vermeld in de lijst enkel mogen worden toegepast voor opdrachten van korte duur (niet langer dan 30 kalenderdagen) in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever. Indien de reis van langere duur zou zijn, kunnen enkel de kosten die verantwoord worden door bewijsstukken belastingvrij worden toegekend als kosten eigen aan de werkgever. Echter op basis van een ruling van 2008 heeft de Belgische belastingadministratie aanvaard dat voor dienstreizen van meer dan 30 dagen, de buitenlandse dagvergoedingen die gelden voor ambtenaren van de categorie "agenten op post" van de FOD Buitenlandse Zaken / Handel en Ontwikkelingssamenwerking kan toegepast worden. Deze vergoeding is gelijk aan 60% van de vergoeding die wordt toegekend. Echter, de duurtijd van deze versoepeling is maximum 24 maanden of tot wanneer de werknemer definitief gevestigd is in het buitenland.

Tenslotte zal de terugbetaling van de verblijfskosten in het buitenland volledig als beroepskost aftrekbaar zijn op voorwaarde dat deze vergoedingen vermeld worden op de fiscale fiche 281.10 of 281.20 en de samenvattende opgave.

Hoe kan BDO uw onderneming hierbij helpen?

BDO kan uw onderneming helpen met het analyseren van uw actuele (internationale) vergoedingspolitiek in het kader van deze nieuwe circulaire. Op basis van dergelijke analyse kan onderzocht worden of deze circulaire een impact heeft op de buitenlandvergoedingen die u op dit ogenblik toekent.

BDO heeft hierbij de nodige ervaring om dergelijke problematiek samen met u aan te pakken en mogelijke alternatieven voor te stellen.
U kunt hieromtrent steeds contact opnemen met de leden van het Center of Competence Employment Tax and Legal Services of met uw vetrouwde BDO-contactpersoon.


E-Accounting